Ich arbeite in einem kleineren Startup (ca. 30 Personen). Wir vermieten Büroräume in einer wohlhabenden Nachbarschaft. Das Büro hat ein sehr kleines (3 Fuß x 3 Fuß) "Atrium" zwischen der Außentür und unserer Bürotür. Wir teilen das Atrium nicht mit anderen; Es wird ausschließlich zum Betreten unseres Büros verwendet.
Die Außentür ist nicht verschlossen, die Innentür. Zum Betreten ist ein Schlüsselausweis erforderlich, oder es ist ein Summer eingerichtet, mit dem Gäste Zugang anfordern können.
Ich bin ein Junior-Mitglied des Unternehmens und habe es mir zur Aufgabe gemacht, die Tür zu öffnen (meine Mitarbeiter / Chefs) sind mit dieser Anordnung sehr zufrieden, da sie nicht gestört werden müssen). Ich erhalte die Post, akzeptiere Lieferungen und muss leider auch navigieren, welche Besucher eingelassen und welche abgewiesen werden sollen.
Die TL; DR meiner Frage lautet: Was kann Ich sage höflich zu Leuten, die an der Tür auftauchen, um sie zu veranlassen, unverzüglich ihren Zweck darzulegen, damit ich sagen kann, ob ich sie herzlich begrüßen und einladen soll (für potenzielle Sponsoren, Freunde von Mitarbeitern, Befragte) usw.) oder die Einreise verweigern (kalte Anrufer / Verkäufer von Tür zu Tür usw.)?
Weitere Details:
Ich muss die Tür öffnen, um mit Besuchern sprechen zu können . Die Bürotür ist alarmiert und kann nur bis zu 90 Sekunden offen gehalten werden, bevor der Alarm ausgelöst wird. Dies verkürzt meine Zeit, um Besucher in ein sehr enges Fenster zu schirmen.
Aufgrund des offenen Konzepts unseres Büros, das sie in die Tür lässt, haben sie einfachen Zugang zu allen Büros (es gibt ein sehr breites , sehr offener "Flur" in den Hauptraum, mit vielen Konferenzräumen und Büros mit Glasfront. Aka keine Privatsphäre). Ich fühle mich nicht wohl, wenn ich Leute einlasse, bevor ich ein Motiv festlege, denn wenn sie Verkäufer sind, ist es viel schwieriger, sie loszuwerden.
Wir befinden uns auf einer Handelsstraße und unser Name impliziert, dass wir medizinisch etwas geneigt sind. Aufgrund dieser Faktoren kommen viele Leute, wenn sie versuchen, uns Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen. Es liegt an mir, schnell zu erklären, dass wir nicht interessiert sind, und sie höflich abzulehnen.
Wir erhalten auch viel Fußgängerverkehr von potenziellen Sponsoren, Befragten, Freunden von Mitarbeitern und anderen Personen, in denen es sich befindet Mein bestes Interesse, stets höflich und herzlich zu sein. Ich bin mir jedoch oft nicht bewusst, dass sie vorbeikommen, und kann ihre Legitimität erst überprüfen, wenn sie jemanden in der Firma, den sie besuchen möchten, namentlich angeben.
Ich habe oft einen Dialog wie das Folgende;
Ich: Hallo! (höfliches Lächeln)
Sie: Guten Tag, wie geht es Ihnen heute?
Ich: Gut, danke, und Sie?
Sie: Großartig, danke. (Wenn ich Glück habe, können sie auch "Mein Name ist Bob Smith" hinzufügen, so dass dies etwas bedeuten sollte.)
(Manchmal beginnen Verkäufer hier schnell eine Rede, aber meistens versucht der Besucher dies Treten Sie vor in den Türrahmen und erwarten Sie, dass ich sie hereinlasse. Ich stehe auf und es ist für beide Seiten abstoßend.
Ich: ... Was kann ich für Sie tun?
Sie: Ich bin hier, um mich mit X zu treffen. (oder) Ich bin mit einer Y-Firma zusammen, die Z verkauft.
Und dann kann ich sie hereinlassen / abweisen. usw.
Mir wurde immer beigebracht, meinen Namen nicht preiszugeben, weil dies Anwälte ermutigt, aber ich finde auch, dass viele der Befragten versuchen, freundlich zu sein und nach Namen zu fragen, so dass ich das nicht als verwenden kann ein Barometer, und dann ist meine erste Interaktion mit einem potenziellen neuen Mitarbeiter, dass ich meinen Namen so widerstrebend preisgebe, als würde ich meinen Erstgeborenen verraten.
Ich habe im Grunde ein 90-Sekunden-Fenster für a) Austausch höfliche Grüße und b) herauszufinden, warum sie da sind, während sie potenziellen Anwälten gegenüber höflich, aber fest sind, ohne den Gästen gegenüber unhöflich zu wirken.
Ich bin kein professioneller Assistent und habe keine Erfahrung als Begrüßer. Ich stelle mir vor, dass es eine einfachere / effektivere Möglichkeit gibt, diesen Dialog auszuführen, weshalb ich mich hier ausrichte.